Rapporteren in de zorg is noodzakelijk om de overdracht goed te laten verlopen. En dus ook om ervoor te zorgen dat je cliënten de best mogelijke zorg krijgen. Het is alleen niet bepaald het hoogtepunt van je werkdag. Dan is dus de grote vraag: hoe pak je dat nou zo efficiënt en slim mogelijk aan? Wij geven je vijf tips.
1. Maak er een ritueel van.
Probeer zoveel mogelijk patronen in je rapportages aan te brengen. Zo voelt het minder als ‘werk’ en meer als een automatisme. De kans op fouten is dan ook minder groot. Maak gebruik van de SOEP- of SOAP-rapportage methode. Misschien even wennen, maar we beloven je dat het loont. Zo werkt het:
- Subjectief: Wat zegt de cliënt zelf? En/of de familie?
- Objectief: Wat zie of ervaar jij zelf? Hoe is de stemming? Het gedrag?
- Analyse/Evaluatie: Wat concludeer je op basis van bovenstaande punten? Wat is er aan de hand?
- Plan: Wat ga je doen of moet er gedaan worden? En wat vindt de cliënt hiervan?
Is deze SOEP-methode nog niet helemaal duidelijk voor je? De vele voorbeelden in het Zakboekje Rapporteren maken in één klap duidelijk hoe het werkt.
2. Maak tussentijdse notities.
Maak tussendoor notities in een schriftje of op je telefoon van belangrijke dingen. Zo weet je zeker dat je ze niet vergeten bent tegen de tijd dat je gaat rapporteren. En als het zover is, pak je je notities erbij en is je geheugen zo weer opgefrist. Een win-win-situatie, want je houdt ook wat ruimte over in je hoofd voor andere zaken.
3. Wees zo concreet mogelijk.
Wees zo concreet en precies mogelijk. Dat maakt duidelijk of de situatie van je cliënt stabiel, beter of slechter is. Benoem alleen wat je echt ziet en doe geen aannames. Zelf heb je soms ook je dag niet: dat maakt je niet meteen depressief. Beschrijf hoe iemand zich gedraagt of hoe een wond eruitziet. Hoe vaak iemand naar de wc moest of een vraag herhaalde. Benoem ook de datum en het tijdstip van een incident en de naam en de functie van je collega. Zo is het helder en blijven de lijntjes kort.
4. Schrijf begrijpelijk.
Iedereen moet jouw terugkoppeling kunnen lezen én begrijpen. Zo voorkom je vragen en bespaar je tijd. Schrijf dus in goed Nederlands. In korte zinnen, zonder (zelfverzonnen) afkortingen of taalfouten. Vermijd ook vaktaal. Met eenvoudige benamingen of omschrijvingen weet iedereen waar je het over hebt.
5. Houd het kort.
Hoe korter de rapportage, hoe minder tijd jij nodig hebt om hem te schrijven en hoe minder tijd je collega nodig heeft om hem te lezen. Kunnen jullie snel weer verder met zorgen voor je cliënten. Schrijf dus alleen dingen op die echt belangrijk zijn.
Waarom goed rapporteren zo belangrijk is.
Goed rapporteren in de zorg geeft je meer tijd en ruimte voor je cliënten, verbetert de communicatie en samenwerking met collega’s, versterkt de band met familieleden en vermindert het risico op een miscommunicatie. Redenen genoeg dus om het snel onder de knie te krijgen. Wil je als zelfstandig zorgverlener nóg meer tijd besparen? Meld je aan als zelfstandig zorgverlener bij TallKing Connect.